Bei der Organisation und Digitalisierung von Dokumenten gibt es viel zu beachten, dieser Artikel gibt Ihnen einen tiefen Einblick in das Thema, sodass Sie danach alle Mittel und Methoden wissen, um Ihre Dokumente einfach, schnell und vor allem rechtssicher digitalisieren zu können.
Was benötigen Sie für Hardware?
Generell, um überhaupt Ihre Dokumente digitalisieren zu können, brauchen Sie ein Gerät, mit dem Sie Ihr Dokument scannen oder abfotografieren können. Hierfür reichen ein handelsüblicher Scanner, Multifunktionsdrucker oder sogar ein Smartphone mit Kamera aus. In diesem Artikel haben wir bereits ausführlich erklärt, welche Geräte Sie genau brauchen, es werden auch Vorschläge genannt, falls Sie ein neues Gerät sich anschaffen möchten.
Vorbereitung – Entscheidungen treffen
Bevor Sie Ihre Dokumente scannen und digitalisieren, müssen Sie vorher einige Dinge klären. Zunächst müssen Sie sich entscheiden, wie genau Sie digitalisieren.
Dabei gibt es verschiedene Modelle:
1. Traditionell mit der Digitalisierung als Zusatzmöglichkeit
Wenn Sie Dokumente erhalten, dann digitalisieren Sie diese mit einem Scan und im Anschluss ordnen Sie das Dokument in einen dafür vorgesehenen Ordner, der kategorisiert ist. D.h. Sie überlegen, in welche Kategorie das Dokument passt und suchen danach dementsprechend den richtigen Ordner und das richtige Register im Ordner und ordnen das Dokument da hinein.
2. Digitalisiert mit Backup in Papierform
Wenn Sie Dokumente erhalten, dann scannen Sie das Dokument und im Anschluss wird das Dokument in einen Platz eingeordnet oder abgelegt. Dieser Platz hat keine Ordnung, d.h. das kann z.B. eine Schuhschachtel sein. Dabei geht das Original nicht verloren und den Rest machen Sie einfach mit der digitalisierten Form.
3. Digitalisiert mit organisierten Backup in Papierform
Wenn Sie Dokumente erhalten, dann stempeln Sie das Dokument mit einem Paginierstempel oder einen fortlaufenden Nummerierungsstempel ab und im Anschluss heften Sie das Dokument in einen Ordner ab. Im Ordner gibt es keine Organisation, sie schreiben lediglich eine Anfangs- und evtl. Endnummer auf den Ordner. D.h. Sie suchen das Dokument immer in digitalisierter Form und wenn Sie das Original brauchen, wissen Sie genau an welcher Stelle und in welchen Ordner sich das Dokument befindet.
4. Papierlos
Das ist das Paradebeispiel der Digitalisierung. Sie digitalisieren / scannen Ihr Dokument bei Erhalt und werfen im Anschluss Ihr Dokument weg. Hierbei ist es enorm wichtig, dass die gesetzlichen Bestimmungen der Digitalisierung eingehalten werden, dies erklären wir im nachfolgenden Kapitel.
Gesetzliche Bestimmungen
Damit Ihre digitalisierten Dokumente auch bei Behörden oder anderen Unternehmen anerkannt werden, müssen Sie sicherstellen, dass die GoBD eingehalten wird. Die GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Ganz grob setzt die GoBD folgende Dinge bei der Digitalisierung als Pflicht:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Es muss nachvollziehbar sein, wie Sie ihr Dokument digitalisiert haben. Am besten Sie beschreiben einen Prozess schriftlich, wie Sie Ihre Dokumente digitalisieren und halten sich an diesen „Plan“.
Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
Dieser Punkt beschreibt mehrere Themen, auf die wir für Sie einzeln darauf eingehen.
Vollständigkeit
Jedes Dokument muss vollständig digitalisiert sein, d.h. es dürfen keine Seiten und keine Daten ausgelassen werden.
Richtigkeit
Sie dürfen kein Dokument ändern oder verfälschen.
Zeitgerechte Belegsicherung
Digitalisieren Sie Ihre Dokumente bei Erhalt oder möglichst zeitnah.
Ordnung
Sorgen Sie für Ordnung. Sie müssen in der Lage sein Ihre Dokumente wiederzufinden. Hierzu sind Dokumentmanagementsysteme unerlässlich, das Thema wird im nächsten Abschnitt detailliert erklärt.
Unveränderbarkeit
Es muss verhindert werden, dass Sie Dokumente verfälschen können, auch hier hilft Ihnen ein DMS (Dokumentmanagementsystem / – Software) weiter.
Wenn Sie mehr zu den gesetzlichen Bestimmungen erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen die Publikation der Bitkom:
https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/GoBD-Checkliste
Auch die Publikation zu diesem Thema vom Bundesfinanzministerium ist sehr zu empfehlen:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html
Digitale Organisation Ihrer Dokumente
Nachdem Sie nun das richtige Gerät zur Digitalisierung haben und Sie über die gesetzlichen Bestimmungen Bescheid wissen, geht es nun zur Organisation Ihrer Dokumente. Einfach nur Ihre Dokumente zu scannen und auf Ihrem PC zu speichern reicht nicht aus, sie müssen ja Ihre Dokumente schnell wiederfinden können. D.h. Sie müssen Ihre Dokumente mindestens kategorisieren und richtig beschriften. Da wird es jetzt schon wieder sehr eng mit der Motivation, da hier enorm viel Arbeit verursacht wird. Um dem enormen Arbeitsaufwand aus dem Weg zu gehen, gibt es sogenannte Dokument Management Systeme (kurz DMS). Diese Systeme nehmen Ihnen die komplette Arbeit ab. Nach einmaliger Einrichtung können diese Systeme:
- Den Text aus ihrem Dokument extrahieren
- Eine Suche mit dem zuvor extrahierten Text zur Verfügung stellen
- automatische Kategorisierung
- automatische Extraktion und Speicherung von bestimmten Werten in Textfeldern
- Import von Dokumenten per E-Mail
- u.v.m.
Mit einem DMS wird die Digitalisierung von Dokumenten kinderleicht. Als Beispiel nehmen wir one folder. One folder ist ein einfaches Dokument Management System, mit dem Sie ohne Aufwand Ihre Dokumente schnell, einfach und rechtssicher digitalisieren können.
Folgender Prozess wäre mit one folder möglich:
- Sie legen Ihr Dokument in Ihren Drucker oder Scanner und wählen one folder als E-Mail-Empfänger aus und drücken auf „Scannen“
- Das Dokument landet bereits fertig digitalisiert in one folder
- Die folgenden Prozesse passieren völlig automatisch
- One folder extrahiert nun den Text in dem Dokument
- One folder extrahiert das Datum aus dem Dokument und speichert das im Feld Datum
- One folder extrahiert die Kundennummer aus dem Dokument und speichert diese im Feld Datum
- One folder extrahiert die Rechnungsnummer aus dem Dokument und speichert diese im Feld Rechnungsnummer
- One folder ordnet das Dokument unter „Rechnungen“ ab, da im Dokument der Text „Rechnung“ gefunden wurde
Sie sehen, Sie müssten nur Ihre Dokumente in den Scanner legen und eine Taste drücken und die komplette Digitalisierung wäre erledigt. Und damit sind Ihre Dokumente schön übersichtlich in Ihrem DMS einsortiert und sofort wieder auffindbar.
