In der heutigen Zeit wird es immer wichtiger, Ihre Dokumente digital parat zu haben. Alleine die jährliche oder bei Firmen die monatliche Meldung der Steuer an das Finanzamt frisst sehr viel Zeit. Wenn Sie nun Ihre Dokumente digitalisiert haben, dann ist die Erledigung der Steuer nahezu ein Spaziergang.

Abbildung eines Archivs mit Ordnern in Schränken

 

Andere Vorteile ergeben sich bei der Kommunikation mit anderen Firmen. Mal angenommen Sie haben einen Störfall bei Ihren Internetprovider, dann werden oftmals Ihre Daten abgeglichen, um Sie zu legitimieren. Wenn Sie jedoch in einem Ordner suchen müssen, dann bedeutet das meistens einen enormen Zeitaufwand. Auflegen, Daten im Ordner heraussuchen und erneut die Hotline anrufen und nochmal ans Ende einer Warteschlange geraten. Das kann gut und gerne zusätzlich ein bis zwei Stunden nach sich ziehen. Um Ihre Dokumente zu digitalisieren, brauchen Sie keine teure Hard- und Software und auch keinen zeitintensiven Aufwand.

Wir zeigen Ihnen hier, mit welchen DMS Tools Sie Ihre Dokumente digitalisieren und archivieren können.

Hardware

Wenn Sie nicht einen der hier nachfolgend genannten Drucker- und Scanner nutzen möchten, dann können Sie Ihr Smartphone zum Scannen der Dokumente nutzen. Es ist hierbei egal, ob Sie iOS- (Apple) oder ein Android-Gerät benutzen, die nötigen Apps dafür beschreiben wir weiter hier im Artikel.

Der einfachste und schnellste Weg zum Scannen der Dokumente ist ein professioneller Scanner mit Einzugfunktion (auch ADF genannt), diese erhalten Sie einmal in All in One – Drucker oder als eigenständige Scanner. Bitte beachten Sie, es gibt viele Scanner, die es nicht unterstützen doppelseitige Dokumente zu scannen! In unserer Übersicht hier kann jedes Gerät doppelseitig scannen (auch duplex genannt). Des Weiteren gilt es zu beachten, dass die Scanner eigenständig benutzbar sind, damit Sie sich nicht immer Ihren PC hochfahren müssen, um Ihre Dokumente scannen zu können. Eine weitere wichtige Voraussetzung für die Scanner sind E-Mail- und Upload-Funktionen. Damit können Sie die gescannten Dokumente direkt vom Drucker aus an Ihre E-Mail-Adresse oder an einen Netzwerk-Share oder Server senden. Hier greifen auch die meisten Dokumentverwaltungssysteme zu, d.h. Sie müssen nur noch Ihr Dokument scannen und einen Button am Drucker oder Scanner betätigen und alles wandert automatisch in Ihr Dokument Management System. Genau mit solchen Workflows macht die Digitalisierung Spaß, da Sie sich nicht wirklich Gedanken um Ihre Dokumente machen müssen. Einfach das Dokument in den Scanner legen, Knopf drücken und schon wird Ihr Dokument zu Ihren DMS Tool hochgeladen. Das wars nun auch schon mit den Voraussetzungen, den Rest macht nun die Software. Wie folgt haben wir Ihnen ein paar Geräte zusammengefasst, die alle die o.g. Voraussetzungen erfüllen.

All in one Drucker (Laser):

All in one Drucker (Tinte):

Scanner:

Scanner-Apps

Nach einer der o.g. Hardware oder Ihrem Smartphone sind Sie jetzt perfekt ausgestattet, um Ihre Dokumente mit den folgenden DMS Tools zu digitalisieren. Wir stellen jetzt in der folgenden Übersicht Ihnen die besten DMS Tools vor.

Genius Scan

Wenn Sie keinen Scanner oder Multifunktionsdrucker besitzen, können Sie Ihre vorhandenen Dokumente mit Ihrem Smartphone scannen. Es gibt viele verschiedene Scan-Apps in unterschiedlichen Preisregionen. Wir haben viele verschiedene Apps ausprobiert und sind zum Ergebnis gekommen, dass Genius Scan das beste Preis- / Leistungsverhältnis für uns hat. Genius Scan funktioniert auch in der kostenfreien Variante hervorragend zur Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente. Die App können Sie unter folgenden Link herunterladen.

https://thegrizzlylabs.com/genius-scan/pricing/

Neben einem Scanner oder einer Scan-App benötigen Sie zur einfachen Auffindbarkeit Ihrer Dokumente ein Dokument Management System abgekürzt auch „DMS“ genannt. Mit dieser Software können Sie Ihre Dokumente kategorisieren, Text extrahieren, Gesetze der Archivierung überwachen und letztlich Ihre Dokumente über eine einfache und schnelle Suche wiederfinden.

Die folgende Liste zeigt Ihnen die besten DMS Tools / Software:

One folder

Ist die einfachste und beste Lösung zur Digitalisierung Ihrer Dokumente, senden Sie einfache eine E-Mail an one folder mit Ihrem Dokument angehängt als Anhang und schon wird Ihr Dokument durchsucht und kategorisiert und sie finden Ihr Dokument zukünftig mit Leichtigkeit. Alternativ können Sie auch die Smartphone-App installieren und Sie können das gescannte Dokument von Genius Scan direkt auf dem Smartphone an one folder weiterleiten. D.h. Sie brauchen keine teure Hardware und keine zeitintensive Aufbereitung Ihrer Dokumente, das macht alles one folder für Sie.

Hier können Sie mehr über one folder erfahren:

Mehr über one folder erfahren

Paperless-ngx

Wenn Sie kostenlose open source Software verwenden wollen, dann können Sie Paperless benutzen. Paperless ist kostenlos und jeder kann bei diesem Projekt mitentwickeln. Paperless stellt auch eine Suche wie one folder zur Verfügung, damit Sie Ihre Dokumente wiederfinden können. Hier gibt es jedoch keinen Support und kein Hosting, d.h. Sie müssen Paperless auf Ihren eigenen Server installieren und betreiben, d.h. ganz kostenlos gehts dann doch nicht, da Sie einen Server mieten oder kaufen müssen und sich dann selbst um die Administration von diesem Server kümmern müssen. Für IT-Anfänger ist das nicht empfohlen, da Sie natürlich auch haftbar sind, wenn z.B. Ihr Server gehacked wird. Unter dem folgenden Link können Sie mehr über Paperless erfahren.

https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

Tipps

Neben der o.g. Software haben wir auch noch einige Tipps und Tricks zum Thema Dokumentverwaltung, für Sie zusammengefasst.

Zur Digitalisierung von Dokumenten gibt es auch einige Gesetze in Deutschland, die diesbzgl. eingehalten werden müssen. Die Bitkom hat hier eine sehr gute Zusammenfassung erstellt, die wir Ihnen hiermit verlinken:

https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/GoBD-Checkliste-fuer-Dokumentenshymanagement-Systeme.html

Dokumente darf man nicht einfach wegwerfen, für bestimmte Dokumente gibt es eine sogenannte Aufbewahrungsfrist, diese ändert zwischen Dokumenttypen. Die Aufbewahrungsfristen sind als Gesetz festgelegt.
Unter dem folgenden Link erhalten Sie einen Überblick über die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen:

https://gesetze.datenbeschuetzerin.de/gesetzliche-aufbewahrungsfristen-datenschutz-loeschung/

Wenn Sie Ihre Dokumente ordnungsgemäß digitalisiert haben, dürfen Sie die Originale in Papierform wegwerfen. Wie Sie Ihre Dokumente ordnungsgemäß digitalisieren, ist in der zuvor genannten Bitkom-Zusammenfassung rauszulesen.

Wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema haben oder Beratung benötigen, dürfen Sie uns sehr gerne auch auf unserer Kontakt-Seite kontaktieren.

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