one folder 3.5.0: E-Rechnungen werden jetzt automatisch ausgelesen

E-Rechnungen enthalten alle wichtigen Angaben bereits maschinenlesbar.
Bisher musste man sie trotzdem von Hand in die Ablage übertragen.
Mit Version 3.5.0 übernimmt one folder das.

Warum das gerade jetzt wichtig ist

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen
und elektronisch aufbewahren können. Die Pflicht, selbst welche auszustellen,
kommt gestaffelt: ab 2027 für Firmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz,
ab 2028 für alle anderen.

Im Postfach ist das längst angekommen. Es kommen XRechnung-Dateien an,
oft als PDF mit eingebetteter XML, manchmal als reine XML-Datei.
Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze stehen in beiden Fällen
schon in der Datei.

Genutzt wurde das bisher kaum. Die Werte mussten trotzdem von Hand in die
Felder der Dokumentenablage eingetragen werden. Das kostet Zeit, und bei
Beträgen und Nummern schleichen sich dabei Fehler ein, die später kaum
noch auffallen.

So funktioniert es

Beim Hochladen prüft one folder, ob in dem Dokument eine E-Rechnung steckt.
Ist das der Fall, werden die Daten im Hintergrund ausgelesen und in die
vorgesehenen Felder eingetragen. Das Original bleibt unverändert in der Ablage.

Vorher müssen die Felder einmal zugeordnet werden. Das dauert pro Feld wenige Sekunden:

1. Feld in one folder öffnen, zum Beispiel „Rechnungsnummer“.
2. Im Formular unter „E-Rechnung Datenfeld“ den passenden Eintrag auswählen.
3. Speichern.

Name und Feldtyp schlägt one folder selbst vor: Aus „Rechnungsdatum“ wird
ein Datumsfeld, aus „Nettobetrag“ ein Zahlenfeld. Ab dann werden die Felder
bei jedem neuen Dokument ausgefüllt.

Diese Angaben werden übernommen

Gut zu wissen

• Unterstützt werden XRechnung (UBL) und ZUGFeRD/Factur-X (CII).
• Das PDF bleibt das Original. Ausgelesen wird nur die eingebettete XML-Datei.
• Bereits eingetragene Werte bleiben erhalten. Ausgefüllt wird nur, was noch leer ist.
• Das Auslesen läuft im Hintergrund. Geht dabei etwas schief, wird es protokolliert;
  das Dokument ist trotzdem gespeichert.
• Automatisch ausgefüllte Felder sind in der Maske gekennzeichnet. Leere
  E-Rechnungsfelder erscheinen nicht auf der Dokumentkarte.

Was das im Alltag bringt

Am offensichtlichsten ist die Zeitersparnis. Wer regelmäßig Rechnungen ablegt,
spart bei jeder einzelnen die Eingabe. Bei einigen Dutzend Rechnungen im Monat
summiert sich das.

Weniger auffällig, aber genauso wichtig: Die Werte stimmen mit dem Original
überein. Tippfehler bei Beträgen oder Rechnungsnummern entstehen gar nicht erst.

Und weil die Angaben in echten Feldern stehen, lassen sie sich filtern:
alle Rechnungen eines Lieferanten, alle mit Fälligkeit im nächsten Monat,
alle aus einem bestimmten Zeitraum. Mit Freitext in einem PDF wäre das
deutlich mühsamer.

Für bestehende Installationen

Nach dem Update ist nichts weiter zu tun. Wer die automatische Übernahme
nutzen möchte, ordnet die gewünschten Felder einmal zu. Alle anderen
arbeiten wie bisher.