Neben der Archivierung von Dokumenten wie z.B. Briefen in Form von PDFs oder Microsoft Office – Dateien müssen in Deutschland Geschäftsleute auch die elektronische Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern archivieren. Aus diesem Grund haben wir nun die Funktion ermöglicht, Ihre E-Mails in one folder zu speichern.
Selbstverständlich geht die E-Mail-Archivierung in one folder wie gewohnt sehr einfach von der Hand.
Sie haben zwei Optionen, um E-Mails in one folder zu archivieren. Sie können entweder Ihr komplettes E-Mail-Postfach automatisiert archivieren lassen und müssen sich um nichts mehr kümmern, oder Sie können einzelne E-Mails manuell archivieren.
Automatische E-Mail-Archivierung
Wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach automatisch im Intervall archivieren lassen möchten, dann aktivieren Sie einfach beim Space, bei dem Sie das E-Mail-Postfach zum Abruf hinterlegt haben, das Häkchen „dient ausschließlich zur E-Mail-Archivierung“
E-Mails manuell archivieren
Wenn Sie eine E-Mail in one folder importieren oder speichern möchten, dann öffnen Sie einen E-Mail-Client Ihrer Wahl und leiten Sie die E-Mail als Anhang an das in one folder hinterlegte E-Mail-Postfach weiter.
Mit nahezu jedem E-Mail-Client haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail als Anhang weiterzuleiten. Hier eine kleine Auswahl an E-Mail-Clients:
Microsoft Outlook
Thunderbird
Apple Mail
Alternativ können Sie auch einfach die E-Mail als .eml-Datei über das Hochlade-Fenster manuell hochladen.
So sieht das Ergebnis in one folder aus
Nachdem Ihre E-Mail archiviert bzw. in one folder gespeichert wurde, erhalten Sie die folgende Anzeige in der Übersicht.
Sie können sich auch die E-Mail mittels Klick anzeigen lassen. Sie erhalten dann die vollen Informationen, d.h. Sie sehen von wem, wann Sie die E-Mail erhalten haben, sehen den Inhalt, die Anhängen und können diese natürlich auch schnell herunterladen.
Selbstverständlich ist die E-Mail-Archivierung unveränderbar, protokolliert und damit rechtssicher in Deutschland.
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Hier erfahren Sie mehr über die rechtssichere Archivierung von Dokumenten in Deutschland.
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