Wir arbeiten kontinuierlich an one folder und auch dieses Mal konnten wir viele neue Funktionen und Features ergänzen, um Ihren Büroalltag noch einfacher gestalten zu können. Zumindest um die Digitalisierung Ihrer Dokumente müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen 🙂
Die nachfolgenden Funktionen entstanden in enger Zusammenarbeit mit einem unserer geschätzten Kunden. Wenn Ihnen auch noch Funktionen fehlen oder Sie einen bestimmten Workflow abbilden möchten, dann kontaktieren Sie uns gerne, wir finden bestimmt eine passende Lösung für Sie.
Eine Erklärung zu allen Funktionen erhalten Sie auch in unserem Handbuch.
Wie folgt eine Übersicht, was sich bis Version 3.1.3 geändert hat:
Dokument-Detail-Ansicht
Felder sind neben dem originalen Dokument in einer Ansicht miteinander vereint.
Duplikatprüfung
Erkennung von Duplikaten inkl. Verschiebung in einen eigens dafür erstellten Space.
Filter-und-Sortierung
Möglichkeit nach allen Feldern zu filtern und nach einem Feld zu sortieren.
Multidokument-Download
Es ist nun möglich, alle Dokumente aus einer Ansicht heraus herunterzuladen.
Feld-Validierung
Es ist indessen möglich, Felder als Pflichtfelder zu markieren und Mindest- und Maximallängen anzugeben.
Automatische Erstellung von Subspaces (=Unterordner)
Es ist einstellbar, automatisch Subspaces anhand von Feldern zu erstellen. Z. B. ein Dokument mit Datum vom 07.07.23 wird in den eigens dafür erstellen Space 2023-07 verschoben, um so Dokumente besser organisieren zu können.
Möglichkeit erstellt, um Felder direkt in der Dokument-Karte anzuzeigen
E-Mail-Empfang von unbekannten Absendern
Sie müssen nicht mehr alle Absender von E-Mails in one folder als Benutzer hinterlegt haben. Innerhalb eines Benutzers können Sie das Feld „Empfänger für E-Mails von unbekannten Absendern“ aktivieren. Dann wird dieser Benutzer als Ersteller des Dokuments hinterlegt und das Dokument wird nicht mehr zum Import abgelehnt.
Separierseiten
Mittels Separierseiten können Sie mehrere unterschiedliche Dokumente auf einmal scannen. Legen Sie einfach zwischen den Dokumenten eine Separierseite dazu und one folder erkennt diese und trennt die Dokumente auf und importiert diese als eigenständige Dokumente.
Automatisches Entfernen von leeren Seiten
Innerhalb eines Space können Sie festlegen, ob bei neuen Dokumenten automatisch leere Seiten aus PDFs entfernt werden sollen.
Für unsere Subscription-User sind diese Änderungen alle kostenfrei und werden demnächst für Sie auf Ihre Server ausgespielt.
Falls Sie noch kein Benutzer sind, hoffen wir, Sie überzeugt zu haben. Mit dem folgenden Link gelangen Sie zu unserer Preisliste und können one folder bestellen.