One folder ist GoBD-konform - Rechtssicherheit bei einem DMS

In diesem Artikel erfahren Sie alles um das Thema GoBD und Document Management.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist enorm wichtig für den Betrieb von einem Dokument Management System wie z.B. one folder, da erst durch diese Regelung Sie berechtigt werden nach Digitalisierung der Dokumente die originale wegwerfen zu dürfen, bzw. die digitalisierten Dokumente rechtssicher sind. Prinzipiell ist die GoBD auf 5 Grundprizipien runterzubrechen:

Unveränderbarkeit, Richtigkeit, Ordnung, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit

One folder ist grundsätzlich GoBD-konform, aber für eine GoBD-konforme Digitalisierung ist auch die Mitarbeit der Benutzer gefordert. Was das bedeutet finden Sie im nachfolgenden Text.

Nachvollziehbarkeit

Um Ihre Daten Nachvollziehbar zu halten, protokolliert One folder jede Handlung und Aktion im DMS. Desweiteren findet keine Dateikonvertierung statt, d.h. es ist immer zur jederzeit Ihr original gescanntes Dokument vorhanden. Um auch analog ein Nachvollziehbarkeit nachweisen zu können muss eine Verfahrensdokumentation erarbeitet werden, wo Sie dokumentieren welche Schritte sie genau machen, wenn Sie ein Dokument digitalisieren.

Vollständigkeit

Ihre Daten sind in One folder vollständig gespeichert, d.h. alles was Sie importieren wird auch in One folder gespeichert. Diese sind nicht veränderbar und erst löschbar wenn die Aufbewahrungsfrist hierfür abgelaufen ist. Für den Benutzer ist es lediglich zu beachten, das alle Dokumente / Papiere / Seiten in das DMS übertragen werden.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Für die GoBD ist es ebenfalls wichtig Daten zeitnah in das DMS zu importieren. One folder bietet eine vielseitige API und automatisierte Importe um Ihre Daten in Echtzeit in das DMS zu importieren.

Ordnung

In one folder haben Sie die Möglichkeit eigene Felder anzulegen und darin z.B. IDs zu Fremdsystemen zu hinterlegen um so eine Referenz zu einen Fremdsystem herzustellen.

Unveränderbarkeit

In One folder haben Sie die Möglichkeit die Bearbeitung von Dokumenten zu sperren und bei Änderung ist diese jederzeit via Protkoll nachvollziehbar.

IT-Betrieb

Selbstverständlich muss der IT-Betrieb auf höchste Sicherheit ausgelegt sein. Falls Sie One folder per SaaS gebucht haben, dann sind Sie auf der sicheren Seite. Im Falle von on Premise helfen wir Ihnen gerne einen One folder sicher zu betreiben.

Wenn Sie mehr über das Thema GoBD im speziellen Augenmerk auf Dokument Management System haben möchten. Können wir Ihnen sehr die Publikation der bitkom empfehlen.

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Interesse geweckt?

Sie möchten nun auch voll durchstarten und Ihre Dokumente modern und rechtssicher digitalisieren? Dann starten Sie noch heute mit One folder.

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