Um Dokumente rechtssicher in Deutschland speichern bzw. archivieren zu können, muss sich jeder in Deutschland an die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) halten. Dieses Gesetz stellt hohe Anforderungen an die digitale Dokumentenverwaltung. Es regelt unter anderem, ob man nach Archivierung Dokumente wegwerfen darf.
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die originalen Dokumente nach dem Scannen wegwerfen bzw. vernichten. Für diese Arbeitsweise hat sich die letzten Jahre der Ausdruck „ersetzendes Scannen“ etabliert.
Folgende Voraussetzungen müssen Sie erfüllen, wenn Sie Ihre Dokumente ersetzend scannen wollen:
- Sie dürfen keine Dokumente vernichten, sofern diese im Original für steuerliche oder außersteuerliche Vorschriften aufbewahrt werden müssen (vgl. GoBD, Rz. 140).
- Der Scan muss lesbar und vollständig sein, überprüfen Sie daher vor dem Vernichten vor Papierdokumenten unbedingt Ihren Scan.
- Ihr Dokument muss zeitnah und in einem reproduzierbaren Verfahren gescannt sein. D. h. Sie dürfen kein Dokument vernichten, dass Sie erst an einem viel späteren Zeitpunkt gescannt haben und Sie müssen jedes Mal im selben Arbeitsablauf scannen.
- Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation. Halten Sie schriftlich fest, wie Sie Ihre Dokumente digitalisieren, das betrifft nicht nur die technische Speicherung, sondern den kompletten Arbeitsablauf.
Halten Sie sich bei jeder Digitalisierung Ihrer Dokumente an diese Verfahrensdokumentation. - Der Scan darf nicht nachträglich änderbar sein und Sie müssen Protokolle für die Abspeicherung des Scans haben.
- Zusammengefasst müssen Sie folgende Prinzipien beachten:
- Nachprüfbarkeit
- zeitgerechte Erfassung
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit & Richtigkeit
- Ordnung
- Unveränderbarkeit
Selbstverständlich hält sich one folder an die Prinzipien der GoBD und Sie haben jederzeit Zugriff auf die Speicherprotokolle von one folder, um so eine Nachvollziehbarkeit den Behörden nachweisen zu können.
So funktioniert die rechtssichere Speicherung von Dokumenten in one folder
Wir nehmen hier die Prinzipien der GoBD und erklären, wie wir diese einhalten. Wir können nur die rechtssichere Speicherung in unserem Cloud-Abo anbieten, da wir nur hier die Server betreiben und ausschließen können, dass hier nicht Dokumente geändert oder gelöscht wurden.
Nachprüfbarkeit
Neben dem Punkt der Nachvollziehbarkeit muss auch technisch sichergestellt sein, dass Dokumente ordnungsgemäß hochgeladen sind. Hiefür haben Sie jederzeit Einsicht in die Protokolle von one folder, worin hervorgeht, wann, wer, welches Dokument hochgeladen hat und deren Status, ob z.B. der Vorgang erfolgreich war.
Zeitgerechte Erfassung
Wenn Sie ein Dokument erhalten oder ausstellen, dann sorgen Sie bitte möglichst zeitnah für eine Digitalisierung. Hierfür gibt es verschiedene Richtwerte, Kassendokumentation müssen täglich erfolgen, bargeldlose Transaktionen können bis zu 10 Tage später hochgeladen werden. Optimalerweise laden Sie einmal täglich Ihre Dokumente hoch und halten diesen Arbeitsablauf in einer Verfahrensdokumentation fest.
Nachvollziehbarkeit
Wie bereits im Punkt zuvor erwähnt, ist eine Verfahrensdokumentation nötig. Halten Sie schriftlich Ihren Arbeitsablauf fest, damit Dritte (Finanzamt, Behörden oder Steuerberater) im Falle einer Prüfung Ihren Arbeitsablauf verstehen.
Vollständigkeit & Richtigkeit
Jedes hochgeladenes Dokument wird unverändert gespeichert. One folder entfernt leere Seiten von Ihrem Scan, jedoch wird diese geänderte Version einzeln gespeichert, d.h. Sie haben immer den originalen Scan zusätzlich im System und dieses Original ist unveränderbar. Neben den technischen Gegebenheiten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie immer das komplette Dokument hochladen, damit jedes Dokument vollständig in one folder gespeichert ist.
Ordnung
In one folder haben Sie Spaces um so Ihre Dokumente kategorisch zu trennen, so stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter schnell Dokumente wiederfinden. Neben Spaces haben Sie auch die Möglichkeit gezielt nach Dokumenten und deren Inhalt zu suchen. Mit Feldern können Sie bspw. auch einzelne Daten in eigens dafür erstellte Felder speichern, z.B. das Dokumentdatum.
Unveränderbarkeit
Jedes Dokument kann nicht geändert werden, d.h. Sie können nur Änderungen an Feldern vornehmen, jedoch nicht das eigentliche Dokument verändern. Wenn Sie innerhalb eines Space noch eine Aufbewahrungsfrist eintragen, dann können Sie die Dokumente auch nicht vor Eintreten der Frist löschen.
Bitte beachten Sie, dass jedes Büro und jeder Unternehmer sehr individuell aufgestellt ist, daher sollten Sie immer Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten!