Ja wer würde nicht gerne auf Papier verzichten… Jeder steht vor dem selben Problem.
Sie bekommen einen Brief von Ihrer Bank, was machen Sie mit dem Brief? Heften Sie Ihn in Ihrem Ordner ab oder schmeißen Sie ihn, oder war er doch wichtig?
Sie ziemlich jeder kommt in diese Situation, wo man nicht weiß wie man nun genau verfahren soll.
Mit diesen Tipps und Tricks kommen Sie zukünftig bestimmt nicht mehr in diese Situation:
Schaffen Sie sich ein Dokument-Management-System an.
Keine Angst das muss nicht teuer sein, dafür gibt es kostengünstige und kostenlose Tools. Unser Tipp probieren Sie kostenlos one folder aus, dass ist am einfachsten zu verstehen und Sie können kostenlos starten.
Verwenden Sie für Notizen keine Zettel oder Pin-Ups mehr.
Wir leben im 21. Jahrhundert und der PC beißt nicht 🙂 Es gibt wunderbare Tools wie Evernote, One-Note, Wunderlist oder auch einfach nur das Notepad, die Ihre Organisation bestimmt positiv beeinflussen werden.
Ordnen Sie nur wichtige Dokumente ab.
Ja was sind „wichtige“ Dokumente? Sehr gute Frage 🙂
Stellen Sie sich folgende Fragen und wenn Sie eine davon mit Ja beantworten, dann ab in den Ordner.
- Enthält das Dokument eine Information, die für mich zu einem späteren Zeitpunkt wichtig sein kann?
- Ist das Dokument eine Rechnung oder eine Gutschrift?
- Ist das Dokument ein Lieferschein?
- Ist das Dokument für meine Steuer notwendig?
- Ist das Dokument ein behördliches Dokument?
Legen Sie einen unsicheren Karton an
Whoops, was ist wohl damit gemeint? Nichts schlimmes. Wenn Sie Dokumente haben, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob Sie diese wegwerfen dürfen, dann legen Sie diese in einen Karton oder Ablagefach ab. Frei nach dem Motto aus den Augen, aus dem Sinn. Wenn Sie wirklich mal ein Dokument davon suchen, dann ist nicht verloren, da Sie es noch in physischer Form haben.
Wenn Sie nun unseren ersten Tipp umgesetzt haben und Sie sich ein DMS wie z.B. one folder zugelegt haben, dann müssen Sie diesen Karton gar nicht mehr anfassen, da Sie bereits Ihre Dokumente in der Cloud haben und nur noch bei einen behördlichen Fall das physische Dokumente rauskramen müssen. D.h. Sie haben Ihre Informationen immer und zu jeder Zeit am Tablet, Smartphone oder PC zur Hand.
Und das wars auch schon, ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen.
Bei Fragen oder Anmerkungen dürfen Sie mir jederzeit gerne schreiben.
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