Hier sehen Sie eine grobe Übersicht der Funktionen von one folder.
Mit unserem DMS-Tool erhalten Sie Zugriff zu allen notwendigen Funktionen einer Dokumentverwaltung in einer übersichtlichen grafischen Benutzeroberfläche.
Folgende exklusive Features erhalten Sie nur in unserer Cloud-Version:
Verschlüsselung Ihrer Daten
Ihre Daten sind absolut sicher in unserer Cloud und natürlich sind Ihre Daten auch verschlüsselt!
Sofort eingerichteter E-Mail-Import
Sie erhalten eine einzigartige E-Mail-Adresse, an diese Sie Ihre Dokumente ganz bequem per Anhang senden können.
Kostenloser SFTP-Server
Sie können Ihre Dokumente auch via SFTP hochladen. So können Sie ganz einfach per Batch-Upload unbegrenzt viele Dokumente auf einmal hochladen.
Automatische Backups
Machen Sie sich keine Gedanken um Backups. Wir sichern Ihre Daten mehrfach und an verschiedenen Orten.
Import Ihrer vorhandenen Daten
Sie brauchen Hilfe bei der Migration oder Import Ihrer bereits vorhandenen Daten? Das ist kein Problem. Wir importieren Ihre Daten für Sie!
Immer up to date
Sie verwenden immer die neueste Version von one folder.
Diese Features erhalten Sie nur bei one folder:
Dokumente
Speicherung von Dokumenten jeglicher Art.
Einfache Suche nach Ihren Dokumenten
Sie müssen sich nicht durch unverständliche Filtermasken hangeln, um Ihre Dokumente zu finden. Nutzen Sie einfach das Suchfeld oben in der Kopfzeile und Sie werden Ihre Dokumente sofort wiederfinden.
Automatische Kategorisierung
Möglichkeit zur autom. Kategorisierung von Dokumenten. Wenn z.B. der Text "Rechnung" vorkommt, verschiebe das Dokument in den Space "Rechnungen".
Duplikatprüfung
Erkannte Duplikate werden automatisch an einen dafür eigens definierten Space verschoben.
Aufbewahrungsfristen
Setzen Sie Aufbewahrungsfristen, um zu verhindern, dass Dokumente zu früh gelöscht werden.
Automatisches Entfernen von leeren Seiten
Innerhalb von PDFs können Sie festlegen, ob one folder automatisch leere Seiten für Sie entfernen soll.
Keine Client-Installation notwendig
One folder erreichen Sie über Ihren Internet-Browser und daher ist keine Client-Installation auf Ihrem Betriebssystem notwendig.
Apps für iOS und Android
Damit können Sie beispielsweise Dokumente via Share-Aktion an one folder senden.
Selfhosted-/On Premise - Variante verfügbar
Neben der Cloud-Version können Sie auch one folder auf Ihrer eigenen Hardware betreiben. Dafür ist noch nicht mal teure Hardware notwendig, das funktioniert schon auf einem Raspberry Pi.
Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich
Sie können Google Auth oder andere TOTP-Dienste verwenden zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Deutscher Support
Deutscher Support via Telefon, E-Mail oder Live-Chat.
Berechtigungen
Regeln Sie, welche Benutzer bestimmte Dokumente bzw. Spaces sehen dürfen.
Texterkennung / OCR
Der Text wird aus all Ihren Dokumenten extrahiert, sodass Sie danach suchen können. Auch in Bildern erkennt one folder Texte und extrahiert diese!
E-Mail-Import
Kein aufwändiger Upload-Prozess. Senden Sie einfach Ihre Datei angehängt in einer E-Mail an one folder und schon ist Ihr Dokument vollständig importiert.
Ordner / Spaces
Organisieren Sie Ihre Dokumente in einer Ordner-Struktur bzw. in eigenen dafür vorgesehenen Plätzen (=Spaces).
Filter- und Sortiermöglichkeit
Sollte einmal die Suche nicht ausreichen, können Sie nach allen Feldern in one folder filtern und auch das Ergebnis sortieren.
Export
Laden Sie ganz einfach mehrere Dokumente auf einmal direkt aus Ihrer Dokumentliste herunter.
Workflows / Validierungen
Legen Sie fest, welche Felder gefüllt sein müssen, damit ein Dokument in einen Space verschoben werden darf.
Automatische Trennung von Dokumenten
Mittels einer Separierseite, können Sie viele Dokumente auf einmal scannen. One folder trennt die Seiten dann in eigenständige Dokumente.
Benutzerverwaltung, mandantenfähig
Möglichkeit zur Erstellung und Verwaltung weiterer Benutzer. Sie können auch zusätzliche Mandanten erstellen, um konzernweit one folder einsetzen zu können.
Saas / Cloud-Variante verfügbar
Buchen Sie unsere Cloud-Variante und wir kümmern uns um alles inkl. Absicherung, Updates, SSL-Zertifikat und regelmäßige Backups.
Zeitbeschränktes Sharing
Geben Sie Ihre Dokumente an bestimmte Personen weiter und regeln Sie, wie lange diese Personen Zugriff auf Ihre Dokumente haben.
REST-API
One folder bietet Ihnen eine ausführliche und stabile API um Ihre IT-Fremdsysteme anzubinden.
LDAP / SAML möglich
Möglichkeit zur Anbindung Ihrer Identitätsprovider, um Ihre Benutzer extern zu verwalten. Konfiguration geschieht in Zusammenarbeit unserer Entwickler / Administratoren.